דיגיטליזציה - כשטרון הופך למציאות
1. OCR זהו בעצם תהליך סריקה והפיכת תוכן מודפס לתוכן דיגיטלי. בתהליך זה מתרחש זיהוי טקסט ותמונה וכך בעצם הופך את התוכן שעד כה היה מודפס לדיגיטלי. OCR מאפשר לתעד ולאחסן דואר רגיל בצורה דיגיטלית, אשר יותר נוחה לאחסון ולשליפת מידע
2. רק כאשר עבודה עם מסמכים דיגיטליים תהיה חלק אינטגרלי מתהליכי עבודה, אז הארגון יוכל למצות במידה המירבית את היכולת ארגון ואחסון מסמכים, רשומות ותכנים ארגונים. כאשר עבודה עם מסמכים דיגילטליים היא חלק אינטגרלי מתהליכי עבודה, זה מאפשר שיתוף קל בין העובדים, מציאת המסמך בקלות ומעקב יעילי אחר עדכון גרסאות.
3. הגירת תכנים זהו תהליך בו מכניסים נתונים למערכת חדשה. שלב זה הוא קריטי בהטמעת מערכת חדשה בארגון. הרי אף אחד לא ישתמש במערכת שהיא ריקה ואינה יכולה לבצע את יעודה. הכנסת תכנים יכולה להתבצע באופן ידני או אוטומטי, ולעיתים המעבר קורה בין שתי מערכות.
4. לדעתי חשוב לשמור את המסמכים ביחד עם תוכן נלווה במייל איתו הם נשלחו. הרבה פעמים מצורף תוכן רקע למסכן והוא מכיל מידע חשוב להבנת המידע במסמך או מידע חשוב נוסף אשר לא נכלל במסמך אך משלים לו. האחריות היא של שולחי ומקבלי מיילים. לעיתים המסמכים נשלחים ממקורות חיצוניים, ורק מי שקיבל אותם יכול לשמור אותם בארגון. כמובן שההנהלה צריכה להטמיע את זה כחלק מתהליכי עבודה, ולוודא שאכן השמירה מתבצעת באופן קבוע.
Comments
Post a Comment